TALLER FINAL DE NOMINA

La empresa wikispace.com presenta la siente información para la liquidación de la nómina del mes de septiembre.

1.  Karina Gómez, Gerente, 7SMLMV, 35% de Libranza básico, Viáticos por alimentación y transporte por $758.000

2. Carlos Álvarez, Contador, 60% del salario del gerente, ahorro del  4,5% en la cooperativa COOTRAIN,  deuda con el banco HSBC POR $102.000.000 la cuota a descontar es del 3% mes.

3. María Morales, Recursos humanos, ingresa el 3 de septiembre, 3SMLMV, ahorro del 4,5% en la cooperativa, embargo por $305.000 mes.

4. Mateo Jimenez, Secretario, 2 SMLMV, Ahorro del  4,5% , embargo del 35% del IBC.

5. Nubia Londoño, Aseadora, 1 SMLMV, Ahorro del 4,5%, bonificación de 120.000, 4 dias en la noche, 12 HEDO, 1 domingo de día.

6. German Mejía, vendedor, 1 SMLMV, 2 domingos dia, 10 HEDD

7. León Orozco, vendedor, 1SMLMV, 1 domingo noche, 14 horas de noche, 11 HENO, ingresa 11 de septiembre, comisiones del 3,5% sobre las ventas de $51.200.000

Se pide:

a) liquidar la nómina.

b) Liquidar las prestaciones sociales teniendo en cuenta que todos iniciaron en enero del año 2015 a excepción de  María Morales y León Orozco.

c) La nómina se presenta de forma individual y deberán sustentarla , debe ser escrita a lapicero y sin tachones ni enmendaduras.

El taller deberá presentarse a mano alzada, y entregada el día 11 de noviembre si presentan inconveniente de salud deberá enviarla con un compañero.

consulte aqui para confirmar la liquidación de las prestaciones sociales

http://www.mintrabajo.gov.co/calculadora-laboral.html

DEDUCCIONES SALARIALES

DEDUCCIONES SALARIALES

Se puede decir que la nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.

El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un trabajador recibe una remuneración, como son el salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.

Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar del total devengado, tenemos:

DESCUENTOS LEGALES

Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar del total devengado a cargo del empleado. Es de recordar que la empresa aporta el 8,5% cuando tiene empleados cuyos ingresos mensuales superan los 10 SMMLV (2015: 6.443.500) ley 1607 de 2012 y su decreto reglamentario 1828 de 2013.

El empleador no cancela salud con respecto a los trabajadores que devenguen menos de 10 smmlv.

Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta del total devengado del trabajador.

Subcuenta Subsistencia: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 16 S.M.M.L.V, debe aportar además del 1% al fondo de solidaridad, un porcentaje progresivo partiendo de los 16 S.M.M.L.V hasta 20 S.M.M.L.V en un equivalente hasta del 1% adicional. (Del progresivo se hizo referencia en el seminario).

Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales.

DESCUENTOS JUDICIALES

Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los trabajadores, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. (ver la pagina embargo salarial).

DESCUENTOS ACORDADOS

Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del trabajador, se pueden descontar o deducir de la nómina del trabajador.

Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del trabajador.

Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del trabajador.

Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa y este haya ordenado su retención o deducción.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

Consideraciones importantes:

1) La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento expreso del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.

2) Los descuentos por razones judiciales poseen topes máximos; es decir, un 50% del salario es embargable en relación con las demandas de alimentos y/o procesos adelantados con entidades bancarias o cooperativas de ahorro; para otros procesos como por ejemplo un ejecutivo (cobro de un titulo valor), solo se puede embargar hasta la quinta parte de la diferencia entre el ingreso del trabajador y el salario Mínimo legal.

3) Cuando el descuento afecte el Mínimo legal no es procedente, salvo por vía judicial. Se elimino la posibilidad que tenía el Inspector de trabajo de su autorización. Ley 1429 de 2010 art. 18 numeral 2. Concepto número 289705 del 22 de Septiembre de 2011 del Ministerio de la Protección Social.

Teniendo en cuenta lo anterior, debemos señalar que al trabajador no se le puede afectar su asignación vital que sería el mínimo legal; de ahí, que si existe un escrito firmado por el empleado autorizando el descuento, este no tiene validez. Clausula Ineficaz.

4) Con respecto a los préstamos que realizan los fondos de empleados, el artículo 152 del C.S.T deja entrever la posibilidad de acordar las cuotas a descontar sin la necesidad de acudir al Ministerio del trabajo y es hasta un 50%. Los fondos de empleados se asimilan a las cooperativas autorizadas por ley.

5) Con respecto a deudas que tenga el trabajador con cooperativas de ahorro y crédito, debe existir libranza por nomina para poder hablar de descuento salarial.

La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.

El pagaré libranza, no es más que un compromiso de pago a través de un contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra persona, autorizando el descuento de su sueldo por nomina.

Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa autorización del trabajador o sin orden judicial competente.

6) Con respecto a los descuentos que las empresas realizan al momento de terminación del contrato, la Corte suprema de justicia se ha reiterado en la jurisprudencia para expresar que una vez culminado el contrato de trabajo, cesa la relación laboral y por ende puede el empleador al momento de liquidar, hacer la deducción de lo debido en su totalidad.

Sin embargo como se trata de fallos jurisprudenciales por sentencias en casación, para evitar litigios, lo recomendable es hacer el descuento hasta el tope de ley; es decir no afectar el Mínimo Legal, debe haber acuerdo previo.

7) El pagaré es una forma de garantizar el cobro de la deuda después de la desvinculación laboral del trabajador.

Reflexión: En las liquidaciones finales, deduccir hasta garantizar el pago del minimo legal y manejar el pagaré o la letra o letras de cambio. El tema posterior es civil y no laboral con el extrabajador.

SALARIO ¿QUÉ CONSTITUYE Y NO CONSTITUYE SALARIO?

SALARIO:

Según el art 127 del Código Sustantivo del Trabajo Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.

¿QUÉ CONSTITUYE Y NO CONSTITUYE SALARIO?

Constituye salario no sólo la remuneración fija u ordinaria, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie y que implique retribución de servicios, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como las primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas comisiones o participación de utilidades.

VIÁTICOS: Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso; respecto de los viáticos permanentes, sólo constituyen salario los pagos destinados a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento. Pero no los que tengan por finalidad proporcionar al trabajador medios de trasporte y gastos de representación.

El empleador tiene el deber legal de precisar el momento del pago de los viáticos, cuáles destina a cubrir los gastos de alimentación y alojamiento y cuáles a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir que todos tienen naturaleza salarial.

AUXILIO DE TRANSPORTES. No constituyen salario, pero para el sólo efecto de liquidación de prestaciones sociales deberá incluirse en la base de liquidación.

PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS.

1. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador en dinero o en especie.

2. Lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.

3. Tampoco las prestaciones sociales, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.

4. Las prestaciones sociales como primas, cesantías, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria, auxilio por enfermedad, maternidad, etc.

5. Los suministros en especie cuando se pacte que no tendrán el carácter de salario, tales como la alimentación, vestuario y alojamiento.

6. Los pagos que expresadamente no son salarios como las vacaciones -y su compensación en dinero-, subsidio familiar, viáticos accidentales ( aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente), viáticos permanentes – en la parte destinada a transporte y gastos de representación-, y la prima legal de servicio. Tampoco son salario los elementos de trabajo, las propinas ni la indemnización de por terminación de contrato.

MODALIDADES DE REMUNERACIÓN. El salario puede pactarse en dinero, o parte en dinero y parte en especie. Este último caso se presenta cuando el empleador suministra al trabajador, en parte de pago del salario, vivienda, alimentación, vestuario, vales de alimentación, primas extra legales, auxilio para gasolina, etc.

SALARIO EN ESPECIE.

1. Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador o a su familia, salvo la estipulación prevista en el artículo 15  ley 50 de 1990.

2. El salario en especie debe valorarse expresamente en todo contrato de trabajo. A falta de estipulación o de acuerdo sobre su valor real se estimará pericialmente, sin que pueda llegar a constituir y conformar más del cincuenta por ciento (50%) de la totalidad del salario.

3. No obstante, cuando un trabajador devengue el salario mínimo legal, el valor por el concepto de salario en especie no podrá exceder del treinta por ciento (30%).

SALARIO INTEGRAL.

Es una modalidad de remuneración incorporada en nuestra legislación laboral, a partir de la ley 50 de 1990. Cuando el trabajador devengue un salario ordinario de la más de 10 salario mínimos legales mensuales, es válida la estipulación por escrito de un salario integral, que además del salario ordinario, incluya el pago de todas las prestaciones sociales, recargos por trabajo nocturno. Horas extras, dominicales y festivos, pagos en especie, subsidios e intereses, con excepciones de las vacaciones cuyo derecho se conserva.
Actualmente  puede pactar salario integral los trabajadores que devenguen 10 smlmv.


En ningún caso el valor del salario integral puede ser inferior a 10 smlmv más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía. Actualmente la cuantía mínima del salario integral es de $8.376.550 m/cte el cual equivale a 13 salarios mínimos.

A DESTAJO O POR UNIDAD DE OBRA.Se paga cierta cantidad por cada pieza que fabrique o procese el trabajador. No siempre es posible pactarlo, pues depende de la índole de la labor. Con una secretaria recepcionista, por ejemplo, so se podrá pactar asi.

SALARIO MÍNIMO. Salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material, moral y cultural.
A partir del 1 de enero del año 2015 el salario mínimo legal se encuentra estipulado en $644.350

FACTORES PARA FIJARLO.

1. Para fijar el salario mínimo deben tomarse en cuenta el costo de la vida, las modalidades del trabajo, la capacidad económica de las empresas y empleadores y las condiciones de cada región y actividad.

2. Para los trabajadores del campo el salario mínimo debe fijarse tomando en cuenta las facilidades que el empleador proporciona a sus trabajadores, en lo que se refiere a habitación, cultivos, combustibles y circunstancias análogas que disminuyen el costo de la vida.

3. Las circuntancias de que algunos de los empleadores puedan estar obligados a suministrar a sus trabajadores alimentación y alojamiento, también debe tomarse en cuenta para la fijación del salario mínimo.

AUXILIO DE TRANSPORTE.

Es una figura creada por la ley 15 de 1959, y reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2015 es de $74.000

El auxilio de transporte no hace parte del salario, puesto que no constituye ingresos para el trabajador, el auxilio tiene por objeto facilitar al trabajador llegar al sitio de labor pero no constituye una remuneración por su trabajo. Siendo así las cosas, el auxilio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social.

Por regla general se entendería que al no ser factor salarial, no se tiene en cuenta como salario para ningún efecto legal, pero por expresa deposición legal, el auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones sociales, esto según el artículo 7º de la ley 1ª de 1.963 que expone: se considera “incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.

El auxilio de transporte solo se pagara en el evento de que el empleado perciba un ingreso igual o menor a dos salarios mínimos legales mensuales y el trabajador resida del lugar de trabajo a una distancia mayor de 1000 metros.

La excepción al pago será entonces que se perciban ingresos mayores a 2 salarios mínimos mensuales vigentes o resida a menos de 1000 metros del sitio de trabajo o la empresa facilite el vehículo para el transporte de trabajadores al lugar de trabajo.

Cabe anotar que el auxilio de transporte no se incluye para el cálculo de las vacaciones, y tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social, pero si para las prestaciones sociales.

LA NOMINA

Todo empresario está en la obligación de responder a sus trabajadores con los pagos de salarios con forme a la ley  al momento de contratarlos.

Un mal pago, una mala liquidación (prestaciones sociales), una retención indebida ( deducción o mal manejo de la retefuente), un mal manejo disciplinario con violación al debido proceso, Una terminación del Contrato, una mala interpretación jurídica; PUEDEN GENERAL UN  IMPACTO NEGATIVO EMPRESARIAL nunca visto, hasta el punto de la PERDIDA DE COMPETITIVIDAD Y CREDIBILIDAD EMPRESARIAL EN EL MERCADO.

Negar la posibilidad de demanda judicial aún en estos casos, sería un absurdo; además el empleado en la legislación colombiana cuanta con tres años para demandar laboralmente a su empleador, pero si se Llevan a cabo los procedimientos, las formas; si se tienen los criterios jurídicos acertados aislados del sentido común; se puede señalar que la posibilidad de perder en los estrados judiciales es Mínima.

En este blog se manejaran los conceptos sobre prestaciones sociales y nómina relevantes que te ayudaran a liquidar una nómina.

PROHIBICIONES DE LAS PARTES EN UN CONTRATO DE TRABAJO

PROHIBICIONES A LAS PARTES

A LOS EMPLEADORES	A LOS TRABAJADORES
1) Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda  a los trabajadores, sin autorización previa escrita por éstos para cada caso o sin mandamiento judicial, a excepción  de lo que sigue: a) Respecto de los salarios pueden hacerse deducciones y retenciones o compensaciones en los casos de multas y otras sanciones disciplinarias previas en el reglamento interno de trabajo, cuotas sindicales, cuotas de cooperativas o fondos de empleados, retención en la fuente, aportes a la seguridad social, embargos judiciales o prestamos de viviendas. b) Las cooperativas pueden ordenar retenciones hasta de un 50% de salarios y prestaciones, para cubrir sus créditos, en la forma y en los casos en que la ley autorice.	a) Sustraer de la fábrica lo establecimientos los útiles de trabajo y materias primas o productos elaborados sin permiso del empleador.
2)  Obligar en cualquier forma a los trabajadores a comprar mercancías o víveres en almacenes que establezca el empleador	b) Presentarse al trabajo en estado de embriaguez, o bajo la influencia de narcóticos o drogas enervantes.
3) Exigir o aceptar dinero del trabajador como gratificación para que se le admita en el trabajo o por otro motivo cualquiera que se refiera a las condiciones de éste.	c) Conservar armas en el sitio de trabajo, a excepción de las que con autorización legal llevan los celadores.
4) Limitar o presionar en cualquier forma a los trabajadores en el ejercicio de su derecho de asociación.	d) Faltar al trabajo sin justa causa o permiso del empleador, salvo en caso de huelga, en los cuales debe abandonar el lugar de trabajo.
5) imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político o dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio.	e) Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores, promover suspensiones intempestivas del trabajo, o excitar a su declaración o mantenimiento si se participa o no en ellas.
6) Hacer, autorizar o tolerar propaganda política en los sitios de trabajo.	f) Hacer rifas, colectas, suscripciones o propaganda en el trabajo.
7) Hacer o permitir rifas, colectas o suscripciones en la sede de labores.	g) Coartar la libertad para trabajar o no, o para afiliarse o no a un sindicato o permanecer en él o retirarse.
8) Emplear en las certificaciones de trabajo expedidas a la terminación del contrato, signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados; o, adoptar el sistema de lista negra cualquiera que sea la modalidad que utilicen, para que no ocupen otras empresas a los trabajadores separados del servicio.	h) Usar los útiles o herramientas utilizadas y suministradas por el empleador en objetos distintos del trabajo. Esta causal puede ser generada por el mal uso de las herramientas tecnológicas suministradas por el empleador.
9) Ejecutar o autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los trabajadores o que ofendan su dignidad.

OBLIGACIONES Y DERECHOS QUE TIENEN LAS PARTES DEL CONTRATO DE TRABAJO

OBLIGACIONES Y DERECHOS

DEL EMPLEADOR	DEL TRABAJADOR
a) Pagar la remuneración pactada en las modalidades, periodicidad y lugar acordadas.	a) Realizar personalmente la labor en los términos estipulados, observar los preceptos del reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le imparta el empleador o sus representates.
b) Suministrar al trabajador, salvo que se haya acordado lo contrario, las materias primas necesarias para el trabajo contratado y las herramientas y equipos requeridos para desarrollar el mismo.	b)  No comunicar con  terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que tenga  sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que sean de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios al empleador.
c) Entregar al trabajador los elementos de protección contra los accidentes y enfermedades profesionales y adecuar los locales donde se prestan los servicios procurando condiciones óptimas.	c) Conservar y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural, los instrumentos y útiles que le hayan sido facilitados y las materias primas sobrantes.
d) Prestar los primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad.	d) Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros
e) Conceder al trabajador las licencias necesarias para el ejercicio del sufragio; para el desempeño de cargos públicos transitorios de forzosa aceptación; en caso de calamidad doméstica debidamente comprobada; para desempeñar  comisiones sindicales inherentes a la organización o para asistir al entierro de sus compañeros, siempre que avise con la debida oportunidad al patrono o a su representante y que, en los dos últimos casos, el número de los que se ausentan no sean tal que perjudique el funcionamiento de la empresa	e) Comunicar oportunamente al empleador las observaciones que estime conducentes a evitarle daño y perjuicio.
f) Dar al trabajador, que lo solicite, al término de contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado, e igualmente, si el trabajador lo solicita, hacerle practicar un examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante su permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico.	f) Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o de riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o las cosas del establecimiento.
g) Pagar al trabajador los gastos razonables de ida y regreso si para prestar sus servicios lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminación del contrato se origina por culpa o voluntad del trabajador. Si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, el empleador le debe costear su traslado hasta la concurrencia de los gastos que demandarían su regreso al lugar en donde residía anteriormente. En los gastos de traslado del trabajador se entienden comprendidos los de sus familiares que con él conviven.	g) Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico del empleador o por las autoridades del ramo.
h) Cumplir el reglamento y las leyes.	h) Observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o enfermedades laborales.
i) Afiliar a los trabajadores a la seguridad social y a las cajas de compensación familiar.
j) Cumplir con la cuota de aprendices.
k) Conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge o compañera permanente o de un familiar hasta grado segundo de consanguinidad (personas que descienden de un mismo tronco unidas por un vínculo de sangre), primero de afinidad (hijos del cónyuge) y primero civil (el que resulta de adopciones), una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad doméstica no incluye la licencia por luto.
l) Conceder en forma oportuna a la trabajadora en estado de embarazo, la licencia remunerada consagrada en el numeral 1° del artículo 236, de forma tal que empiece a disfrutar de manera obligatoria una (1) semana antes o dos (2) semanas antes de la fecha probable de parto, según decisión de la futura madre conforme al certificado médico al que se refiere el numeral tres (3) del citado artículo 236.
m) Expedir un certificado de iniciación y terminación de cada una de las relaciones laborales o legales y reglamentarias, que se inicie o terminen en el respectivo periodo gravable. Este certificado deberá entregarse al empleado y remitir una copia a la DIAN.

ACTIVIDAD DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO "SOPORTES CONTABLES"

Después de haber leído sobre el tema de soportes contables  y para adquirir el conocimiento y compartirlo se formaran grupos de a 2 alumnos y cada grupo deberá hacer una presentación en prezzi exponiendo allí los siguientes puntos.

a) Concepto de soportes contables y  comerciales.
b) Clasificación de los soportes contables,
c) Definición y características del soporte contable que se le asigne.
d) Elaborar en un pliego de cartón paja el soporte correspondiente.

DOCUMENTOS COMERCIALES Y SOPORTES CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación.

También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: · En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.Utilidad:Son una constancia de las operaciones realizadas.Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

CLASIFICACIÓN:

EXTERNOS: Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

INTERNOS: Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de un registro contable.

¿Qué son los soportes contables?

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos, cuando se hacen en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. 

Los soportes contables deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y consecutivo de tal manera que sea posible su verificación. 

Los soportes contables pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

OBJETIVOS:

El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:

*   Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

*   Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.  

*   registrar las transacciones según los soportes de contabilidad

*   valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

* Nombre o razón social le la empresa que lo emite.

* Nombre, numero y fecha del comprobante .

* Descripción del contenido del documento.

* Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

LA FACTURA DE VENTA

La factura comercial es un soporte contable que contiene ademas de los datos generales de el cliente, la descripción de los artículos comprados y vendidos, los fletes e impuestos que causen y condiciones de pago.

desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra, generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario de la contabilidad.

REQUISITOS DE LA FACTURA

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe contener como mínimo los siguientes requisitos:

Código de comercio, Art. 774.

Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.

La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.

Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los  requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario:

Requisitos de la factura de venta.  Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

son documentos equivalentes a la factura:

* Los tiquetes de maquinas registradoras.

* Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

* Los tiquetes de transporte.

* Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

* Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

* Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

¿QUIÉNES NO ESTÁN OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA?

• Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen
• Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.
• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad
• Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de pasajeros.

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

en este documento se hacen constar  los ingresos en cheques y efectivo recaudados por la empresa, el original se le entrega al cliente, y las copias se archivan así:Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para estas ultimas el soporte es la factura.

CONSIGNACIÓN BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar.El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la maquina registradora.Hay varios  tipos de formularios:

Uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales,  otro para consignar remesas o cheques de otras plazas y otros formatos para pagos especiales como pensiones de colegios, seguridad social etc.

COMPROBANTE DE EGRESO

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque  o en efectivo .

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos  si el pago se hizo con cheque o a la cuenta caja si por el contrario el desembolso se hizo en efectivo y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.

NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO

La Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

La Nota Crédito se utiliza Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para contabilizarlas se utiliza este soporte . el cual se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, por ejemplo cancelación insumos cafetería, fotocopias etc . para ello se establece un fondo denominado de caja menor, el cual se crea una sola vez y cuando el dinero destinado para este tipo de gastos se consume,  se legalizan los soportes para la restitución de la suma o el monto con el cual  fue creado.

NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de los Ajustes por Depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración. Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito. Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

Contenido del comprobante.· Fecha· Origen· Descripción· Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.

SOPORTES NO CONTABLES.

Estos se llaman documentos informativos y no constituyen prueba.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es el documento por medio del cual se lleva a cabo una petición o una solicitud, pero de forma escrita, de tal manera que sea más formal la presentación de este documento a un proveedor.Dicha petición, es realizada con la finalidad de poder solicitar o reclamar artículos, los cuales ya tienen un precio antes convenido, con las condiciones y reglas que se tengan dependiendo del tipo de negocio que se posea o de acuerdo al tipo de negocio con el que se hagan los tratos, dentro de esta solicitud deben de tratar en lo posible estar especificados tanto el día y monto de pago, como lo relacionado a la entrega.A través y gracias a la orden de compra es posible autorizar al proveedor el poder hacer la entrega de los artículos solicitados, pero esto siempre exigiendo la respectiva factura por el concepto de la compra.

Por lo general cuando una empresa procede a adquirir artículos, debe de hacerlo por medio de una orden de compra, estas ordenes de compra deben de encontrarse necesaria y obligatoriamente enumeradas en forma correlativa y en serie, debido a que esto ayuda a llevar el mejor control de su uso.

COTIZACIÓN

Es  aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con fulano para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

ORDEN DE PEDIDO

Es una orden de compra que surge de la toma de una decisión, fruto del análisis de varias cotizaciones. El pedido formaliza el compromiso de compra, de acuerdo con las condiciones fijadas por el vendedor.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares:

uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. CONSTA DE:

1.MEMBRETE

2.NOMBRE DEL DOCUMENTO: pedido

3.NÚMERO CONSECUTIVO

4.NOMBRE DEL CLIENTE: persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido. este contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, pagina web, etc

5.FECHA DE PEDIDO

6.FORMA DE ENTREGA O PEDIDO

7.NOMBRE DEL VENDEDOR

8.FORMA DE PAGO

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO: Cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir con la descripción del producto de la cotización.

10.FIRMAS: del cliente o comprador y del vendedor.

SALIDAS Y ENTRADAS A ALMACÉN

Son los documentos oficiales que identifican clara y detalladamente

las salidas  y entradas de mercancía al almacén, y que sirven al almacenista como comprobante de que un  articulo esta bajo su custodia y cuidado (entrada de almacén) o por el contrario ese articulo ya no es su responsabilidad (salida de almacén).

En resumen:

Salida del almacén es el informe que el almacén presenta a la contabilidad sobre los artículos despachados.

LA REMISIÓN

La  Remisión es aquel documento que se utiliza para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido  y que  para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercancía ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

De lo mencionado se desprende entonces que  la  Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercancía solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado  la  de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado el producto  y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.

La  remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la descripción de la mercancía o de elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la operación que se llevó a cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.

Las notas de remisión no son incluidas en los libros de contabilidad dado que las mismas generalmente se emiten sin valores,  principal diferencia que guardan con respecto a las facturas y que nos permitirá diferenciar entre una y otra. Es más bien una especie de documento interno de las empresas que cumple una función de verificación.

KARDEX

Originalmente el concepto de Kardex proviene del mismo nombre de una de las mayores firmas internacionales en materia de automatizado y almacenamiento, mantenimiento y clasificación de los productos. 

La información, la valorización y el control de un gran número de existencias han constituido siempre un problema para las empresas. Para dar solución a este problema y conseguir una eficaz gestión del almacén es que se ha creado el kárdex , que es una tarjeta donde se registra, en base a la documentación correspondiente, el movimiento de las entradas y salidas de las mercancías que nos ayudará a obtener en forma inmediata su saldo físico, así como también su valor respectivo.

 En estos tiempos tecnológicos el kárdex se ha computadorizado dejando de lado el aspecto manual y la tarjeta física, se ha creado ahora software especializado o se puede crear uno con el Excel, 

En realidad es sencillo, pero su utilidad es enorme, informa con exactitud, en cualquier fecha, la cantidad y el valor de las existencias, sin importar el método de inventario que se este utilizando. (peps,upes o promedio).