Se puede decir que la nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un trabajador recibe una remuneración, como son el salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.
Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar del total devengado, tenemos:
DESCUENTOS LEGALES
Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar del total devengado a cargo del empleado. Es de recordar que la empresa aporta el 8,5% cuando tiene empleados cuyos ingresos mensuales superan los 10 SMMLV (2015: 6.443.500) ley 1607 de 2012 y su decreto reglamentario 1828 de 2013.
El empleador no cancela salud con respecto a los trabajadores que devenguen menos de 10 smmlv.
Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta del total devengado del trabajador.
Subcuenta Subsistencia: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 16 S.M.M.L.V, debe aportar además del 1% al fondo de solidaridad, un porcentaje progresivo partiendo de los 16 S.M.M.L.V hasta 20 S.M.M.L.V en un equivalente hasta del 1% adicional. (Del progresivo se hizo referencia en el seminario).
Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales.
DESCUENTOS JUDICIALES
Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los trabajadores, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. (ver la pagina embargo salarial).
DESCUENTOS ACORDADOS
Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del trabajador, se pueden descontar o deducir de la nómina del trabajador.
Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del trabajador.
Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del trabajador.
Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa y este haya ordenado su retención o deducción.
Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.
Consideraciones importantes:
1) La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento expreso del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.
2) Los descuentos por razones judiciales poseen topes máximos; es decir, un 50% del salario es embargable en relación con las demandas de alimentos y/o procesos adelantados con entidades bancarias o cooperativas de ahorro; para otros procesos como por ejemplo un ejecutivo (cobro de un titulo valor), solo se puede embargar hasta la quinta parte de la diferencia entre el ingreso del trabajador y el salario Mínimo legal.
3) Cuando el descuento afecte el Mínimo legal no es procedente, salvo por vía judicial. Se elimino la posibilidad que tenía el Inspector de trabajo de su autorización. Ley 1429 de 2010 art. 18 numeral 2. Concepto número 289705 del 22 de Septiembre de 2011 del Ministerio de la Protección Social.
Teniendo en cuenta lo anterior, debemos señalar que al trabajador no se le puede afectar su asignación vital que sería el mínimo legal; de ahí, que si existe un escrito firmado por el empleado autorizando el descuento, este no tiene validez. Clausula Ineficaz.
4) Con respecto a los préstamos que realizan los fondos de empleados, el artículo 152 del C.S.T deja entrever la posibilidad de acordar las cuotas a descontar sin la necesidad de acudir al Ministerio del trabajo y es hasta un 50%. Los fondos de empleados se asimilan a las cooperativas autorizadas por ley.
5) Con respecto a deudas que tenga el trabajador con cooperativas de ahorro y crédito, debe existir libranza por nomina para poder hablar de descuento salarial.
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido.
El pagaré libranza, no es más que un compromiso de pago a través de un contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra persona, autorizando el descuento de su sueldo por nomina.
Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa autorización del trabajador o sin orden judicial competente.
6) Con respecto a los descuentos que las empresas realizan al momento de terminación del contrato, la Corte suprema de justicia se ha reiterado en la jurisprudencia para expresar que una vez culminado el contrato de trabajo, cesa la relación laboral y por ende puede el empleador al momento de liquidar, hacer la deducción de lo debido en su totalidad.
Sin embargo como se trata de fallos jurisprudenciales por sentencias en casación, para evitar litigios, lo recomendable es hacer el descuento hasta el tope de ley; es decir no afectar el Mínimo Legal, debe haber acuerdo previo.
7) El pagaré es una forma de garantizar el cobro de la deuda después de la desvinculación laboral del trabajador.
Reflexión: En las liquidaciones finales, deduccir hasta garantizar el pago del minimo legal y manejar el pagaré o la letra o letras de cambio. El tema posterior es civil y no laboral con el extrabajador.
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